Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Acustaf (UK) Ltd en Acustaf Co. Ltd., Thailand (samen “Acustaf Consultancy”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wanneer u onze websites bezoekt, een aanvraag indient, ons ingelogde klantportaal gebruikt of onze advies- en Odoo-gerelateerde diensten ontvangt.

1. Wie wij zijn

Wij handelen onder de namen Acustaf Consulting / Acustaf Consultancy. Onze publieke websites zijn onder andere acustaf-consulting.com, acustaf.co.uk en acustaf-asia.com. Afhankelijk van uw locatie en opdracht is de verwerkingsverantwoordelijke doorgaans Acustaf (UK) Ltd (Europa) of Acustaf Co. Ltd., Thailand (Azië). Contactgegevens vindt u op onze pagina Contact.

2. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit beleid heeft betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:

• Onze publieke websites en marketingpagina’s (waaronder Diensten, Odoo, Over ons en Contact).
• Aanvraag- en contactformulieren.
• Het ingelogde klantportaal (bijvoorbeeld facturen, helpdesktickets en bijbehorende accounttoegang).
• De levering van bedrijfsadvies, procesanalyse, ERP-/IT-implementatie (waaronder Odoo), training, ondersteuning en de bijbehorende projectcommunicatie.

Afzonderlijke contracten, opdrachtbeschrijvingen en softwarelicentiedocumenten (waaronder de COPYRIGHT- en LICENSE-bestanden die met propriëtaire Acustaf Odoo-addons worden meegeleverd) kunnen aanvullende voorwaarden voor klantsystemen bevatten.

3. Gegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van hoe u met ons omgaat, kunnen wij verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens — naam, bedrijf, functie, e-mail, telefoon en adres.
• Aanvraag- en projectgegevens — onderwerp, berichtinhoud, eisen en correspondentie.
• Accountgegevens van het portaal — inloggegevens, toegangsrollen en activiteit die nodig zijn om het portaal te laten werken.
• Supportgegevens — helpdesktickets, bijlagen die u aanlevert en oplossingsnotities.
• Technische gegevens — IP-adres, browser-/apparaattype, tijdstempels en beveiligingslogboeken.
• Factureringsgegevens — factuur- en betalingsreferenties wanneer wij diensten factureren (kaartgegevens worden doorgaans door betaaldienstverleners verwerkt en niet volledig door ons opgeslagen).

4. Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• Aanvragen te beantwoorden en de op onze website beschreven diensten te leveren.
• Het klantportaal, de helpdesk en de bijbehorende ondersteuning te laten werken.
• Contracten, facturatie en klantrelaties te beheren.
• Onze websites en systemen te beveiligen, onderhouden en verbeteren.
• Te voldoen aan wettelijke, regelgevende en boekhoudkundige verplichtingen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

5. Rechtsgrondslagen

Waar de UK GDPR / EU-AVG van toepassing is, baseren wij ons op een of meer van de volgende grondslagen: uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het beveiligen van onze systemen en het beantwoorden van zakelijke aanvragen); toestemming (waar wij daarom vragen); en wettelijke verplichting. Waar de PDPA van Thailand van toepassing is, verwerken wij persoonsgegevens in overeenstemming met die wet en de daarbij behorende regels, afhankelijk van de betrokken Acustaf-entiteit en de locatie van de betrokkene.

6. Delen van gegevens en internationale doorgifte

Wij kunnen persoonsgegevens delen met betrouwbare verwerkers die op contractbasis e-mail, infrastructuur, analyse- of supporttools hosten, en met professionele adviseurs waar dat vereist is. Omdat wij in UK/Europa en Thailand actief zijn, kunnen Acustaf-medewerkers in die regio’s gegevens inzien voor zover dat nodig is om de dienst te leveren. Waar doorgifte waarborgen vereist, nemen wij passende contractuele en organisatorische maatregelen.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor bovenstaande doelen, waaronder opvolging van aanvragen, contract- en garantietermijnen, het gebruik van het portaal en wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld boekhoudkundige stukken), en verwijderen of anonimiseren ze daarna waar dat praktisch haalbaar is.

8. Uw rechten

Voor zover de toepasselijke wet dat toestaat, kunt u inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens vragen, en kunt u toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd. U kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ICO) in het UK of bij de bevoegde Thaise autoriteit. Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via onze pagina Contact.

9. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor sessie, authenticatie en beveiliging van de website en het portaal. Waar geconfigureerd kunnen wij analytische cookies gebruiken. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen; het blokkeren van essentiële cookies kan het inloggen op het portaal en het versturen van formulieren verstoren.

10. Kinderen

Onze websites en diensten zijn gericht op zakelijke gebruikers. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan wijzigt dan mee. Wezenlijke wijzigingen kunnen ook via de website of het portaal worden gemeld.

12. Contact

Vragen over privacy: gebruik onze pagina Contact, of schrijf naar het Acustaf-kantoor dat uw regio bedient (UK · +44 207 112 7778 · Thailand · +66 2 56 900 56).